Pengertian Otomatisasi Perpustakaan, dan Apa Saja Yang Dilibatkan

Laman ini merupakan ringkasan, catatan yang mungkin penting berguna yang dikutip dari bukunya pak Putu Laxman Pendit, yang berjudul 'Perpustakaan Digital dari A sampai Z'. Bila ada typo atau keterangan yang meleset atau salah, secepatnya hubungi saya. Melalui komentar blog, sosial media, Discord.

Pengertian dasar:

Seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan. Terutama fokus terhadap penggunaan pangkalan data berukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan. Dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi.

Secara teoritis, sistem otomatisasi perpustakaan merupakan sebagian awal dari penerapan komputer di perpustakaan secara menyeluruh.

Berbeda dengan perpustakaan digital. Pengertian atau penjelasan tentang otomatisasi perpustakaan tidak melibatkan disiplin ilmu lain, melainkan fitur atau fasilitas yang meliputi:

1. Catalog Management

   Meliputi semua proses kerja ‘pembuatan katalog’. Termasuk; otomatisasi proses penyuntingan, penyalinan katalog (copy cataloging), pertukaran katalog antar perpustakaan, pengelolaan authority control, katalog berbasis web, dsb.

   Bertujuan agar pustakawan dapat mengelola berbagai meta data untuk berbagai jenis media.

2. Circulation Management

   Meliputi; manajemen akses & otentifikasi.

   Otentifikasi adalah pengenalan atau identifikasi oleh komputer, bahwa orang yang mengaku Naufal (misalnya) benar-benar si Naufal.

3. Custom UI (User-Interface)

   Membolehkan pengguna untuk menyesuaikan tampilan antar muka (UI) sesuai dengan keinginannya

4. Customer Database

   Untuk hubungan mitra penerbit atau produsen sendiri antara perpustakaan satu dengan lainnya.

5. Customizable Fields

   Membolehkan pengelola perpustakaan untuk mengubah struktur pangkalan data pada sistem. Contoh menambahkan ruas (field) khusus untuk kondisi buku yang hendak dilakukan preservasi, atau sebaliknya.

6. Data Import/Export

   Mengintegrasikan data antara perpustakaan dengan data yang lain. Karena manajemen perpustakaan semakin lama menyangkut berbagai kepentingan. Sehingga perlu bagi pengelola perpustakaan untuk mengambil data atau informasi keuangan dari lembaga induk atau lain

7. Federated Searching

   Fasilitas yang memungkinkan sebuah sistem mencari dan menemukan data di sistem lain.

8. Fee Collection

   Pengelola perpustakaan dapat mengatur keuangan yang bersumber dari keanggotaan, denda, langganan khusus, dan sebagainya.

9. Legacy System Integration

   Integrasi sistem perpustakaan dengan cakupan sistem yang lebih luas.

10. Mobile Access

    Perpustakaan menyediakan jasa lewat telepon selular, contoh untuk peminjaman atau pengambilan materi/koleksi digital.

11. Multi-Language

    Membolehkan pengguna mengubah bahasa utama pada tampilan interaksi antar-muka.

12. OPAC

    Merupakan tiruan dari kartu katalog yang diubah menjadi search engine kemudian berkembang dengan dimasukkannya fitur lain seperti federated search dan multi-searching. Tujuannya untuk memudahkan pengguna mencari buku/koleksi ataupun istilah (thesaurus).

13. Periodicals and Serials Management

    Pengelolaan jurnal-jurnal yang termasuk kategori Open Access. Sehingga perpustakaan dapat menghubungkan pengelolaan koleksi jurnal dan karya ilmiah ke dalam pengelolaan Institutional Repository atau simpanan kelembagaan.

14. Reporting

    Pembuatan laporan untuk keperluan pengawasan atau pertanggungjawaban dalam mengelola/memanajemen institusi perpustakaan. Fitur reporting dalam otomatisasi perpustakaan menjadi bagian yang vital/penting dalam setiap sistem perpustakaan terotomatisasi.

15. RFID

    Teknologi pelacak yang memungkinkan sistem mengetahui secara akurat keberadaan benda, terutama bila benda tersebut berpindah-pindah. Teknologi ini digunakan untuk mempercepat proses identifikasi buku untuk keperluan peminjaman, melacak keberadaan buku koleksi dengan cepat.

16. Scanning & Barcode Integration

    Teknologi sebelum RFID, berfungsi sebagai alat identifikasi buku guna mempercepat proses peminjaman & pengembalian buku.

17. Self-Check in/out

    Mempercepat proses peminjaman & pengembalian buku.

18. Software Development Kit

    Memungkinkan pengelola perpustakaan dapat mengembangkan sendiri beberapa fitur tambahan yang diperlukan. Contoh pengembangan fitur dijelaskan pada nomor 5.

19. Web Services

    Fasilitas yang memungkinkan sistem otomatisasi perpustakaan menjalankan kegiatan via daring. Contohnya mengeluarkan daftar koleksi yang dianggap tidak relevan guna keperluan pengguna, lalu disampaikan informasi terhadap pengguna tersebut.

Perkembangan lain yang sangat memengaruhi karakteristik sistem otomatisasi perpustakaan adalah dalam hal teknologi pangkalan data, terutama penggunaan sistem pangkalan data relasional. Keperluan ini menghubungkan berbagai sistem yang masing-masing memiliki pangkalan data, sehingga dari perluasan sistem tersebut muncul adanya integrated library system (ILS) atau disebut sistem otomatisasi perpustakaan terintegrasi (Integrated Library Automation System).