Bahas Arsiparis (Day 25)

Seorang yang sudah terbiasa mengatur file atau data dalam ponsel/laptop/komputer, secara tidak langsung dia sudah mempelajari bagaimana mengolah arsip secara otodidak dengan baik. Manajemen arsip merupakan keterampilan mendasar yang mungkin semua orang perlu mempelajarinya, baik secara langsung maupun tidak langsung. Arsip di sini diartikan secara meluas, tidak diartikan sempit. Arsip tidak hanya melulu akan dokumen atau surat keterangan seperti akta kelahiran, surat nikah, atau sertifikat kelulusan.

Arsip bila diartikan secara luas, maka cakupannya dokumen atau file dalam bentuk apapun yang disimpan, sewaktu-waktu akan dicari dibutuhkan. Oleh karena itu file tersebut harus disimpan dengan baik, agar nanti ketika dicari cepat ketemu. Jadi bila aku mengunduh file, entah itu musik, video, gambar, dokumen… yang aku gunakkan untuk tujuan tertentu, aku menyimpannya, lalu menggunakannya nanti atau suatu saat maka itu sudah termasuk arsip.

Pengertian arsip secara resmi adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Contohnya seperti laporan kegiatan, berita acara, notulen rapat, dan sebagainya. Catatan-catatan tersebut berisikan rekaman atau rangkuman apa saja yang terjadi, sehingga isi kandungannya menjadi sumber informasi yang dapat digunakan/berguna untuk suatu organisasi maupun perorangan.

Itu kalau arsip diartikan secara sempit dan resmi. Namun kalau secara meluas, foto-foto jepretan melalui ponsel itu sudah termasuk arsip menurutku. Foto yang ada di galeri ponsel juga merupakan arsip karena sama-sama berisikan catatan atau tangkapan suatu kegiatan yang memiliki unsur atau kandungan informasi. Entah dalam bentuk apa, bervariasi. Karena sekali lagi, arsip tidak melulu dengan dokumen yang resmi. Arsip tidak berjumlah satu atau dua, bisa sampai beribu-ribu. Buktinya foto-foto yang ada di galeri ponsel kebanyakan mencapai ribuan, bahkan sampai memenuhi memori internal ponsel. Mayoritas foto-foto tersebut juga mengandung informasi, sehingga foto yang ada di galeri sudah termasuk arsip.

 

Lantas, apa itu manajemen arsip? Menurut Suraja, adalah rangkaian kegiatan untuk mengelola seluruh arsip yang terlibat dalam proses pengurusan arsip. Dengan kata lain, kegiatan yang mengelola dokumen-dokumen, dengan tujuan nanti ketika dokumen tersebut sedang dibutuhkan maka akan mudah ditemukan. Penjelasannya bisa lebih panjang lagi, bahkan ada kategori atau jenis-jenis arsip dikelompokkan.

Secara tidak sadar, hampir semua orang sudah pernah melakukan penataan dokumen. Entah di ponsel atau di laptop. Penataan tersebut dapat berupa memindahkan file, mengelompokkan file dengan sanak saudaranya atau memiliki kepentingan yang sama, atau memberi/mengubah nama file dengan kode yang unik (mungkin hanya diketahui oleh yang buat). Tujuannya tetap sama, yakni sewaktu ketika sedang membutuhkan file tersebut, maka mudah untuk mencari.

Aku mencoba mengambil contoh mengunduh file PDF yang berisi jurnal artikel penunjang penelitian atau essai. Biasanya setelah mendapatkan banyak jurnal artikel, langkah yang selanjutnya aku lakukan adalah mengelompokkan pdf-pdf tersebut dalam satu folder sehingga mempermudah agar aku mengetahui “Oh ini dia filenya yang aku cari.”. Dari proses memindahkan atau mengelompokkan file tersebut menjadi satu, atau dibedakan berdasarkan faktor lain. Itu sudah termasuk tindakan mengelola arsip, atau dalam bahasa lainnya ‘Manajemen Arsip’.

Alasan mengapa yang menyukkai materi ini “Manajemen Arsip” adalah salah satu ketentuannya membebaskan pengguna atau yang mengelola untukk menggunakan aturannya sendiri dalam mengelola arsip/dokumen tersebut. Tidak harus mengikuti peraturan atau dasar yang ditetapkan dalam mengelola arsip. Melainkan using your own style, atau using your own management style.